Notion là gì – 9 cách dùng cho game thủ & người mới

Notion là gì và vì sao công cụ này được yêu thích đến vậy? Đây là nền tảng ghi chú, quản lý dự án và cơ sở dữ liệu “tất cả trong một”, cho phép bạn tạo trang, block và database linh hoạt để tổ chức mọi thứ theo cách của mình. Bài viết trên khiphach (Khí phách) giúp bạn hiểu khái niệm, cài đặt, cách dùng thực tế, mục đích phù hợp, những lưu ý quan trọng và so sánh với các phần mềm phổ biến khác.

Notion là gì: bức tranh tổng quan cho người mới

Định nghĩa ngắn gọn

Notion là gì? Đó là một “khung làm việc” hợp nhất ghi chú, bảng công việc, wiki, lịch, danh mục, thẻ nhiệm vụ và cơ sở dữ liệu. Bạn có thể dựng mọi quy trình cá nhân hoặc nhóm trên một không gian thống nhất, thay vì rải rác qua nhiều ứng dụng.

Cách Notion hoạt động

Notion dùng cấu trúc Page → Block → Database. Mỗi trang là một “tờ giấy sống”, nơi block văn bản, checklist, ảnh, bảng, bảng kanban, lịch… được lắp ghép như LEGO. Database là nơi bạn quản trị dữ liệu có thuộc tính (trạng thái, ngày, người phụ trách, tag), có thể xem theo Table, Board, Calendar, Timeline.

Cài đặt Notion trên máy tính và điện thoại

Trên Windows và macOS

Bạn tải ứng dụng desktop từ trang chủ, cài đặt theo trình hướng dẫn, đăng nhập tài khoản bằng email. Ứng dụng desktop cho trải nghiệm ổn định, phím tắt đầy đủ và làm việc song song nhiều trang.

Trên iOS và Android

Vào cửa hàng ứng dụng trên điện thoại, cài đặt Notion, đăng nhập cùng tài khoản để đồng bộ. Bản mobile phù hợp xem nhanh, check danh sách việc, cập nhật status khi đang di chuyển.

Thiết lập ban đầu

Tạo workspace, đặt tên theo cá nhân, nhóm hoặc dự án. Dùng template sẵn có (Notes, Tasks, Roadmap) rồi tuỳ biến thuộc tính, trường dữ liệu. Đồng bộ giữa desktop và mobile để mọi thay đổi cập nhật tức thời.

Hướng dẫn sử dụng nhanh: từ trang trắng đến quy trình mượt mà

Tạo trang và block cơ bản

Bấm New Page, chọn icon/cover nếu muốn, gõ “/” để mở menu block. Thường dùng nhất là Heading (H1–H3), Bulleted list, To-do list, Toggle list. Bạn có thể kéo thả block để sắp xếp, chuyển đổi loại block cực nhanh.

Dựng database và các chế độ xem

Tạo database dạng Table để quản lý nhiệm vụ: thêm cột Status, Priority, Deadline, Assignee. Tạo View dạng Board (kanban) để kéo thả theo trạng thái, Calendar để nhìn hạn chót, Gallery khi cần hiển thị dạng thẻ trực quan. Dùng Filter, Sort, Group để “rót” đúng dữ liệu bạn muốn.

Chia sẻ, phân quyền và cộng tác

Mời thành viên vào workspace hoặc chia sẻ từng trang. Quyền phổ biến: Can view, Comment, Edit. Với nhóm, hãy tạo trang “Wiki nội bộ” và quy ước đặt tên, template nhiệm vụ thống nhất để ai vào cũng hiểu luồng làm việc.

Ứng dụng thực tế cho học tập, làm việc và game

Sổ tay game thủ

Dựng database “Game Journal” lưu meta, build, tuyến nhiệm vụ, vật phẩm hiếm. Mỗi game là một bản ghi có tag thể loại, độ khó, số giờ chơi. Dùng Board để theo dõi tiến độ (Đang chơi, Tạm dừng, Đã hoàn thành). Với game có nhiều nhiệm vụ, dùng Calendar đánh dấu event/raid.

Quản lý đội/Clan và giải đấu nhỏ

Tạo bảng thành viên, vai trò, lịch train, tài nguyên chung. Dùng trang “Chiến thuật” làm wiki chia sẻ build, map callout. Tạo form đơn giản bằng một trang template để thành viên tự thêm yêu cầu hoặc báo cáo loot.

Lên kế hoạch nội dung cho khiphach (Khí phách)

Dựng “Content Pipeline” theo các bước: Ý tưởng → Viết nháp → Biên tập → Lên lịch → Đã đăng. Mỗi thẻ bài viết có thuộc tính từ khóa chính, mô tả ngắn, deadline, người phụ trách. Nhờ database, nhóm dễ đo lường hiệu suất theo tuần/tháng.

Mục đích sử dụng phù hợp

Cá nhân tối ưu năng suất

Dùng Notion làm trung tâm quản lý mục tiêu, thói quen, tài chính cơ bản, học tập. Bạn hợp nhất to-do, ghi chú, tài liệu và liên kết liên quan vào một nơi để khỏi thất lạc.

Nhóm nhỏ/Startup linh hoạt

Xây wiki, quản lý backlog, roadmap, tài liệu quy trình và meeting notes. Notion phù hợp nhóm cần thay đổi nhanh cấu trúc công việc mà không phải dựng hệ thống phức tạp.

Studio game/creator nội dung

Lưu guideline biên tập, brief thiết kế, thư viện asset, lịch phát hành. Mỗi campaign là một trang “bộ chỉ huy” gom đủ tài nguyên và đầu việc.

So sánh Notion với các phần mềm khác

Notion vs Google Docs/Sheets

Docs mạnh về soạn thảo văn bản cộng tác thời gian thực, còn Sheets giỏi bảng tính, công thức. Notion không thay thế hoàn toàn mà bù trừ: ưu về tổ chức tri thức và hiển thị đa dạng (board, calendar). Nếu bạn cần tính toán phức tạp, Sheets tốt hơn; nếu cần một không gian hợp nhất ghi chú-nhiệm vụ-wiki, Notion tiện hơn.

Notion vs Trello/ClickUp

Trello đơn giản, chuyên kanban. Notion linh hoạt hơn nhờ database đa view và wiki đi kèm. ClickUp đầy đủ quản trị dự án nâng cao (goal, workload), phù hợp đội cần báo cáo phức tạp. Notion mạnh ở khả năng tuỳ biến bố cục và lưu kiến thức ngay trong cùng hệ thống công việc.

Notion vs Evernote/Obsidian

Evernote là “kho ghi chú” truyền thống, dễ dùng nhưng ít tính năng quản lý công việc dạng bảng. Obsidian tập trung ghi chú kết nối (graph), chạy offline mạnh, phù hợp người viết và nghiên cứu. Notion cân bằng giữa ghi chú và quản lý nhiệm vụ, giao diện thân thiện cho nhóm.

Những lưu ý quan trọng khi dùng Notion

Hiệu năng và cấu trúc dữ liệu

Khi database lớn, nên chia nhỏ theo chủ đề, dùng Relation/Rollup để liên kết thay vì nhồi tất cả vào một bảng. Tạo View có Filter cụ thể để giảm tải hiển thị, tốc độ sẽ mượt hơn.

Làm việc khi mất mạng

Notion có cơ chế hoạt động khi offline hạn chế hơn một số ứng dụng thuần máy tính. Hãy mở sẵn trang quan trọng trước khi di chuyển và đồng bộ lại khi có kết nối.

Quy ước đặt tên và template

Đặt tên trang nhất quán: [Loại] – [Tên dự án] – [Ngày]. Tạo template cho nhiệm vụ, bài viết, cuộc họp để tiết kiệm thời gian. Với team, thỏa thuận trường dữ liệu (ví dụ Status/Assignee/Deadline) để báo cáo không bị vênh.

Quy trình mẫu: dựng “Bảng nhiệm vụ” trong 5 phút

Bước 1: Tạo database Table

Thêm cột Name (nhiệm vụ), Status (Todo/Doing/Done), Priority (Low/Med/High), Deadline (Date), Assignee (Person), Tags (Multi-select).

Bước 2: Tạo các View cần thiết

Board theo Status để kéo thả, Calendar theo Deadline để nhìn hạn chót, Table mặc định để nhập nhanh. Thêm Filter “Assignee = Me” cho view cá nhân.

Bước 3: Chuẩn hóa template nhiệm vụ

Trong template, chèn checklist: Mục tiêu, Tài nguyên liên quan, Link trang wiki nội bộ, Tiêu chí hoàn thành. Như vậy mỗi nhiệm vụ đều có khung nội dung rõ ràng.

Mẹo hay giúp bạn thành thạo nhanh

Phím tắt và lệnh “/”

Dùng “/todo” để chèn checklist, “/table” để tạo bảng, “/callout” để nhấn mạnh ghi chú. “Ctrl/Cmd + Shift + L” chuyển chế độ sáng/tối, “@” để đề cập người, “#” để gắn ngày nhanh.

Công thức thuộc tính (Formula)

Tạo cột Formula đếm ngày còn lại đến deadline, đổi màu tag theo mức độ ưu tiên, hoặc tự động đánh dấu “Quá hạn” khi Deadline < Today và Status chưa Done.

Đồng bộ thói quen

Dựng Habit Tracker đơn giản: mỗi ngày là một bản ghi có checkbox cho các thói quen (đọc sách, luyện game, tập thể dục). Dùng Rollup để tổng kết theo tuần/tháng.

Ai nên chọn Notion?

Người mới tìm công cụ “một cửa”

Bạn muốn một nơi duy nhất để ghi chú, việc cần làm, lịch dự án và tài liệu. Notion là lựa chọn dễ bắt đầu, nhiều template, mở rộng dần theo nhu cầu.

Game thủ và người làm nội dung

Tổ chức kinh nghiệm chơi, chiến thuật, lịch phát sóng, kịch bản video, lịch đăng bài. Với khiphach (Khí phách), đây cũng là cách đội ngũ giữ quy trình gọn gàng mà vẫn linh hoạt sáng tạo.

Nhóm cộng tác vừa và nhỏ

Cần wiki, quy trình, quản lý nhiệm vụ cơ bản, báo cáo nhẹ. Notion cho phép mọi người “nhìn thấy” bức tranh chung mà không phải cài quá nhiều công cụ khác nhau.

Kết luận

Notion là gì không chỉ là câu hỏi về một app ghi chú; đó là khung làm việc cho cá nhân và nhóm, nơi kiến thức và tác vụ sống chung dưới một mái nhà. Từ học tập, sản xuất nội dung đến quản lý đội/clan game, Notion giúp bạn tạo hệ thống theo cách riêng. Hãy bắt đầu bằng một database nhiệm vụ nhỏ, dựng vài template và phát triển dần để phù hợp nhất với nhịp làm việc của bạn.